レンタルオフィスの利用料金は経費にできる？

皆さまの中には、レンタルオフィスやコワーキングスペースを利用している方や、利用を検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。レンタルオフィスは、すぐに業務を開始できるオフィス環境が整っているのが魅力です。

レンタルオフィスの利用に関わる費用は原則として経費として計上できますが、複数の勘定科目に分類して計上する必要があります。

今回は主にコワーキングスペースを含むレンタルオフィスの利用に関わる費用の勘定科目について解説し、バーチャルオフィスを利用する場合についても触れていきます。

■レンタルオフィス代を経費にできる場合・できない場合

そもそもレンタルオフィスとは、デスクや椅子などの家具やインターネット環境が整備されたオフィス空間をいいます。一つのスペースを複数の事業者が共同で利用する形態は、シェアオフィスやコワーキングスペースと呼ばれています。

レンタルオフィスを業務や打ち合わせ、会議といった事業で使う場合には、個人事業主も法人も利用料を経費計上することが可能です。自宅を事務所にしているケースや事務所を借りているケースなど、主に使っている事務所が他にある場合にも同様です。

一方で、リフレッシュや趣味を目的にレンタルオフィスを利用した場合には、利用料を経費計上することはできません。たとえば、レンタルオフィスで動画編集を行っている場合は、動画編集を事業としているケースのほか、宣伝のための動画の編集など、事業のためであれば経費として計上できます。一方で趣味など、プライベートのための動画編集に利用した場合には経費に含められません。

また、レンタルオフィスの執務スペースを使用する場合の利用料の勘定科目は、地代家賃または賃借料に該当します。

■地代家賃に該当するケース

地代家賃とは、土地や建物の賃料に関する勘定科目です。主に建物賃貸借契約を締結して、個室の執務スペースを借りているケースが該当します。

地代家賃のうち、消費税は土地の賃料にはかからず、建物の賃料は課税対象となります。

■賃借料に該当するケース

賃借料とは土地や建物の賃料、車両や機械、コピー機やパソコンといったオフィス機器のレンタル料などに用いる勘定科目です。

コワーキングスペースのオープンスペースの一画を利用する場合は、建物賃貸借契約ではなく利用契約を締結するのが一般的です。コワーキングスペースのオープンスペースの利用料は、賃借料として計上します。

ただし、個室を借りている場合であっても、オフィス機器の利用料やインターネット使用料などが別途かかるケースでは、まとめて賃借料として計上することもできます。

■レンタルオフィスに関わるその他の費用は？

レンタルオフィスに関わるその他の費用の勘定科目についてもみていきましょう。

レンタルオフィスを初めて利用する際には、入会手数料や事務手数料が発生することがあります。入会手数料は諸会費、事務手数料は支払手数料に該当します。

会議室やホワイトボードなどを借りた場合の利用料の勘定科目は、利用目的によります。会議室を顧客との打ち合わせ、あるいは社員の会議に使用した場合は会議費です。会議室で、社員の研修を実施した場合には研修費に該当します。

コワーキングスペースにはロッカーが備えられていることがありますが、利用料の勘定科目は賃借料、または雑費です。

プリンターやコピー機の使用料は消耗品費、または事務用品費に該当します。事務用品費は、消耗品費のうち、事務まわりの費用を区分する場合に用いる勘定科目です。ただし、チラシを印刷した場合など、商品やサービスの宣伝が目的の場合には、広告宣伝費として計上することもあります。

また、コワーキングスペースを月額契約ではなく、数時間や1日などドロップインで利用した場合も、利用料を経費に計上することが可能です。ドロップインの利用料の勘定科目は、会議費、または雑費となります。

■バーチャルオフィスを借りた場合は？

法人登記のための住所などに、バーチャルオフィスが利用されることがあります。バーチャルオフィスとは、実体のある事務所ではなく、事業用の住所や電話番号を貸すサービスです。

バーチャルオフィスは実体のあるスペースを借りるのではなく、サービスの提供を受けることから、利用料は支払手数料として計上するのが一般的です。

また、バーチャルオフィスでは各種サービスが提供されています。郵便の転送サービスや電話代行サービスの勘定科目は通信費です。会議室の利用料は先述した一般的なレンタルオフィスと同様に会議費などに該当します。

レンタルオフィスに関わる費用の仕訳には厳密なルールがなく、複数の勘定科目から選択できる支出もあります。ただし、利用目的が同じであれば、最初に用いた勘定科目で計上するのが基本です。たとえば、レンタルオフィスの利用料を一度「地代家賃」で計上した場合には、翌月以降も「地代家賃」を用います。

また、レンタルオフィスの利用に関わる費用は事業のためのものであれば経費計上できますが、経費に含まれるか疑問が生じた場合には、お気軽にご相談ください。